Auxiliar Administrativo Financeiro de Manutenção e Engenharia

Venha fazer parte do time da maior rede de joalherias da América Latina! Com mais de 60 anos de história, desenvolvemos um portfólio de marcas – Vivara, Life by Vivara, Vivara Watches, Vivara Fragrances e Vivara Accessories, com foco em joias de ouro, joias de prata, relógios e acessórios.

Aqui você encontra um ambiente dinâmico, diverso, repleto de desafios e com muitas oportunidades de crescimento. Se você se considera uma pessoa criativa, resiliente, gosta de atuar como dona do negócio e é movida por resultados, já tem meio caminho andado.

Na Vivara, acreditamos na inclusão e na diversidade, e as apoiamos em todas as suas formas de expressão para construir um lugar em que todas as pessoas se sintam bem-vindas. Recriminamos qualquer tipo de discriminação, seja por idade, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, cor, etnia, deficiência ou religião.

Vem brilhar com a gente! #VemPraVivara

• Apoiar o controle orçamentário das áreas de Manutenção e Engenharia;
• Realizar acompanhamento de despesas, provisões e pagamentos;
• Controlar solicitações de compra, pedidos, contratos e aditivos;
• Conferir documentação para aprovação de pagamentos;
• Acompanhar fluxo de aprovação de notas fiscais junto às áreas envolvidas;
• Garantir que pagamentos sejam realizados dentro dos prazos estabelecidos;
• Apoiar o fechamento mensal das despesas da área;
• Receber, conferir e organizar notas fiscais de fornecedores;
• Validar documentação fiscal e administrativa necessária para pagamento;
• Controlar vigência de contratos e acompanhar vencimentos;
• Manter arquivo físico e digital de documentos, contratos e evidências;
• Apoiar a formalização de novos contratos e renovações;
• Acompanhar administrativamente os chamados de manutenção das lojas e sede;
• Controlar solicitações de orçamento enviadas aos fornecedores;
• Apoiar a gestão de reformas, retrofit e projetos de engenharia, acompanhando documentações e cronogramas administrativos;
• Monitorar pendências junto a fornecedores e áreas internas;
• Realizar contato frequente com fornecedores para obtenção de documentos, notas fiscais, propostas e evidências dos serviços executados;
• Acompanhar regularização de pendências administrativas;
• Apoiar o cadastro e atualização de fornecedores nos sistemas corporativos;
• Elaborar e atualizar planilhas de controle financeiro e operacional;
• Atualizar dashboards e relatórios gerenciais da área;
• Consolidar informações para reuniões de acompanhamento;
• Apoiar o levantamento de indicadores relacionados a custos, contratos e pagamentos;
• Organizar documentação para auditorias internas e externas;
• Garantir rastreabilidade dos processos administrativos e financeiros;
• Apoiar o cumprimento das políticas internas e procedimentos corporativos;
• Assegurar que documentos estejam devidamente arquivados e disponíveis para consulta.

Experiência Profissional

• Experiência em rotinas administrativas e financeiras;
• Vivência em controle de notas fiscais e pagamentos;
• Experiência com fornecedores e contratos;
• Desejável atuação em áreas de manutenção, engenharia, facilities, obras ou operações;
• Desejável experiência em empresas com grande volume de demandas e múltiplas unidades.

Formação

• Ensino médio completo;
• Desejável cursando ou concluído ensino superior em:
• Administração
• Processos Gerenciais
• Ciências Contábeis
• Gestão Financeira
• Engenharia de Produção
• Áreas correlatas

Conhecimentos Técnicos

• Excel intermediário ou avançado;
• Conhecimento em controles financeiros e administrativos;
• Emissão e conferência de notas fiscais;
• Controle de contratos e documentação;
• Familiaridade com sistemas ERP (SAP será considerado diferencial);
• Conhecimento em Power BI será considerado diferencial;
• Boa capacidade de organização de dados e documentos.

Competências Comportamentais

• Organização e atenção aos detalhes;
• Disciplina no cumprimento de processos e prazos;
• Capacidade de trabalhar com grande volume de informações;
• Boa comunicação escrita e verbal;
• Senso de prioridade e urgência;
• Proatividade para acompanhamento e cobrança de pendências;
• Relacionamento interpessoal para interação com fornecedores e áreas internas;
• Responsabilidade e confiabilidade no tratamento de informações financeiras.

Indicadores de Desempenho (KPIs)

• Prazo de processamento de notas fiscais;
• Percentual de pagamentos realizados dentro do prazo;
• Controle de contratos sem vencimentos não planejados;
• Qualidade e atualização dos controles da área;
• Redução de pendências administrativas;
• Confiabilidade das informações financeiras reportadas.

• Vale-Refeição 
• Vale-Transporte
• PLR - De acordo com atingimento de resultados
• Seguro de Vida
• Assistência Médica
• Assistência Odontológica
• Wellhub
• Desconto em Produtos Vivara e Life
• Day Off de Aniversário

Localizado no coração da Zona Sul de São Paulo, nosso time corporativo e de logística trabalha com paixão para inovar e garantir a qualidade em cada detalhe. Com base nos nossos valores, acreditamos que Feito é melhor que perfeito, aqui colocamos as coisas para rodar e acreditamos que algo rápido é melhor do que algo lento e extremamente preciso. Proibido complicar, mantemos as coisas simples e aplicamos este princípio em tudo que fazemos. Temos conversas difíceis, falamos o que precisa ser dito de forma transparente, educada e direta. Aprendemos sempre, nunca paramos de estudar. Estamos sempre abertos a escutar e aprender coisas novas. Estes valores nos guiam diariamente para entregar o melhor aos nossos clientes e crescer como equipe.

O seu talento pode fazer a diferença em nossos times, então #VemPraVivara 💍